Is ‘one size fits all’ mogelijk binnen de IT wereld?

Tegenwoordig is de keuze aan ICT-oplossingen enorm. Onderscheidend vermogen tussen de producten, die veelal gebruik maken van dezelfde onderliggende techniek, lijkt vooral te worden gemaakt door fancy productnamen en dure reclamecampagnes. Wie zich laat leiden door de ‘mooie, alles belovende’ adviezen van (software)leveranciers loopt al snel het risico te eindigen met een one-size-fits-all oplossing. Oftewel: een oplossing waar u zomaar eens spijt van kan krijgen, omdat deze niet de functionele wensen van uw organisatie invult.

In deze blog informeert onze expert Paul u over hoe u een gefundeerde keuze kunt maken bij het selecteren van componenten voor een nieuwe werkplek of datacenter.

Keuzes gebaseerd op gevoel

Vanuit de praktijk ervaar ik dat ontwerpkeuzes bij ICT-projecten vaak gebaseerd zijn op eenzijdige uitgangspunten en dat organisatiebehoeften, specifieke eisen en wensen en tactische migratie-afwegingen lang niet altijd centraal hebben gestaan.

Zo wil het nog weleens voorkomen dat ontwerpkeuzes gemaakt zijn omdat een IT-architect of beslissingsbevoegde toevallig goede ervaringen heeft met een product (soms zijn ervaringen van een kennis of vriend ook al voldoende) of omdat er blind vertrouwen is in het advies van een (software)leverancier. Wat ontbreekt is een positieve business case.

Praktijkvoorbeeld

Een jaar geleden vroeg een klant of ICT-Partners een presentatie wilde komen geven over de ‘toekomstige werkplek’. In de aanvraag werd geen specifieke bedrijfsinformatie (aantal werkplekken, verwachte groei, huidige infrastructuur, eisen/wensen en ambities) vermeld. Vreemd, want een werkplek is toch geen one-size-fits-all oplossing?!

Om toch een passende presentatie voor te kunnen bereiden, vroeg ik de klant uiteraard eerst om meer informatie. Wat bleek, men wist eigenlijk de oplossing al. De keuze voor een VDI-oplossing was min of meer al gemaakt. Reden: VDI werd positief ervaren door een gelieerde organisatie.

Laat ik allereerst zeggen dat ik geen tegenstander ben van VDI als concept, maar door nader in te gaan op eisen, wensen en eigenschappen van de betreffende organisatie leek het in mijn ogen niet de best passende oplossing.

Situatieschets

Organisatie: Middelgrote organisatie, met een gevarieerde manier van werken.
Voornaamste eisen en wensen: De wens om thuis en onderweg te werken had hoge prioriteit. Daarnaast wenste de directie een financieel efficiënte oplossing.
Applicatielandschap: Zeer gevarieerd (ca. 150 verschillende applicaties).

Advies

Op basis van de eisen, wensen en bedrijfseigenschappen is uiteindelijk het advies gepresenteerd om in plaats van VDI een Direct Access oplossing te implementeren op basis van Microsoft Server 2016 en Windows 10 laptops.

De onderbouwing van het advies:
Niet meer kosten dan noodzakelijk
Direct Access is een standaard Server 2016 rol (remote access). Dit betekent dat er geen extra software/middleware licenties benodigd zijn. Verder kan een reguliere server admin zich de Direct Access architectuur vrij snel eigen maken en zijn extra beheerkosten in de vorm van te volgen opleidingen of inhuur van experts op dit gebied niet nodig.

Oplossing past in Microsoft-tenzij-beleid
De betreffende organisatie hanteerde een Microsoft-tenzij-beleid, voornamelijk vanuit het oogpunt van kostenreductie. De door ons geadviseerde oplossing past naadloos in dit beleid.

Overigens horen we veel organisaties roepen dat zij een Microsoft-tenzij-beleid hebben, terwijl ze toch bijvoorbeeld VMware als hypervisor gebruiken. Een werkplek- of datacenteroptimalisatie is een uitgelezen kans om het gekozen beleid toe te passen of aan te passen.

De match met het applicatielandschap
Hoewel ik erg gecharmeerd ben van VDI, zie ik het applicatielandschap daarin toch vaak als achilleshiel. Helemaal wanneer het een zeer gevarieerd applicatielandschap betreft. Onvoorspelbare applicaties en niet te virtualiseren applicaties kunnen namelijk zo maar voor extra kosten zorgen.

Nadeel is dat van tevoren vaak niet duidelijk is welke applicaties gepackaged (denk ook aan de kosten voor packagingsoftware en extra manuren) kunnen worden en welke mitigerende maatregelen moeten worden genomen om dit alsnog te realiseren. Wanneer applicaties niet te virtualiseren zijn dan betekent dit gelijk een special, en een special betekent afwijkende techniek en dit betekent extra (beheer)kosten.

Het risico op onverwachte kosten was in mijn ogen voor deze organisatie bij VDI te groot.

Kosten thin clients versus kosten laptop
Een veelgehoorde motivatie voor VDI is dat technische en functionele afschrijving van thin clients vele malen lager is dan die van laptops, bijvoorbeeld vanwege niet-draaiende delen. Point taken, echter worden laptops steeds vaker standaard uitgeleverd met SSD. Wat vaak vergeten wordt, is dat thin clients zelf over een OS beschikken en een OS brengt onderhoud met zich mee en dus extra kosten.

VDI of toch Direct Access?

Welke keuze de organisatie uiteindelijk heeft gemaakt, is nog niet duidelijk. VDI had duidelijk een voorsprong in de beleving van de betrokkenen. Mijn advies en bovenal mijn verhaal om eisen en wensen concreet af te zetten tegen technische oplossingen maakte in ieder geval indruk.

Conclusie

Moraal van het verhaal: een concept als VDI, cloud of Software Defined Everything klinkt leuk, maar is niet altijd op iedere organisatie toe te passen. In ieder geval niet als businessbehoeften, gebruikerstevredenheid en kostenbesparing belangrijke thema’s zijn die spelen binnen de organisatie.

Baseer daarom keuzes voor nieuwe werkplek- en/of datacenteroplossingen niet zomaar op gevoel, ‘ongelijke’ referentiecases of mooie praatjes van (software)leveranciers, maar ga af op feiten en win objectief advies in. Alleen op deze wijze komt u tot een kostenbewuste oplossing die de business maximaal ondersteunt!