SharePoint, meer dan een document management systeem
Veel bedrijven hebben in het verleden al eens ervaring gehad met SharePoint, het samenwerkingsplatform van Microsoft. Het platform zit al een tijdje in het Microsoft portfolio en lijkt, met de komst van SharePoint Online waarbij SharePoint als SaaS oplossing wordt aangeboden, een tweede leven te hebben gekregen.
Vaak werd SharePoint als alternatief gezien voor de conventionele netwerk shares en ook op eenzelfde manier geïmplementeerd en gebruikt. Hierdoor bleef het probleem van onoverzichtelijke mappenstructuren en hadden gebruikers nog steeds grote moeite met het terugvinden van bestanden. De meerwaarde werd logischerwijs niet onderkend met alle gevolgen van dien. En dat is jammer, want SharePoint is zoveel meer dan een alternatief voor shares!
Met de komst van Office365 en Microsoft Teams wordt de noodzaak om een goed ingerichte SharePoint (Online) omgeving te hebben draaien steeds groter. Ook vormen steeds meer producten een schil om SharePoint heen en wordt de functionaliteit in rap tempo uitgebreid, alle reden dus om uw huidige SharePoint omgeving eens onder de loep te nemen of, als u geen ervaring (meer) met SharePoint hebt, eens te kijken naar de mogelijkheden. Want die mogelijkheden zijn bijna eindeloos.
SharePoint, de mogelijkheden
Primair is SharePoint bedoeld om samenwerken optimaal te faciliteren door bijvoorbeeld documenten te delen of tegelijk samen te werken in 1 document. Dit kan met zowel interne medewerkers als externe klanten en/of partners zonder moeilijke infrastructurele vraagstukken. Tevens kan SharePoint worden ingezet als intranet omgeving of andere communicatieplatform. Voor dit alles geldt wel dat een goede implementatie, waarbij goed geluisterd is naar de functionele wensen en eisen, noodzakelijk is.
Zo is een metadata model een must als het gaat om het terugvinden of opzoeken van bestanden en/of documenten die betrekking hebben op een specifiek onderwerp. Voor veel bedrijven is het bewaren van gegevens of informatie van groot belang voor hun dienstverlening, met een goed ingerichte archieffunctie binnen SharePoint zijn dit processen die automatisch verlopen zonder tussenkomst van gebruikers.
Door geautomatiseerde elementen toe te voegen is het in SharePoint mogelijk gestandaardiseerde processen automatisch te laten verlopen, denk hierbij bijvoorbeeld aan informatie aanvragen, het plannen en maken van afspraken of het automatisch doorzetten van documenten binnen de proces keten. Tevens kan SharePoint dienen als informatiestroom naar bijvoorbeeld Microsoft Power BI (Business Intelligence) zodat rapportages kunnen worden getoond in professionele en overzichtelijk management dashboards.
Dit alles met strak vorm gegeven design en intuïtieve gebruikerspanelen vormt een efficiënte totaal oplossing voor elke organisatie.
Benieuwd naar de mogelijkheden of wilt u meer weten, wij denken graag met u mee!
[embedyt] https://youtu.be/mHp_bcBfaM0[/embedyt]