Ik zie vanwege het Coronavirus de laatste dagen opvallend veel posts voorbij komen over Teams (al dan niet in combinatie met dienstverlening), het samenwerkingsplatform van Microsoft. Een erg mooi product dat zeker bruikbaar is in deze hectische tijd, echter zitten er een aantal haken en ogen aan. Zo is het, vanwege de abonnementsvorm, niet voor alle organisaties bruikbaar/weggelegd en is het met name gericht op de zakelijke markt. Dit terwijl je, juist nu, dergelijke functionaliteit ook graag zou willen aanbieden binnen maatschappelijke- en/of non-profit organisaties. Mocht jouw organisatie al een Office365 abonnementsvorm hebben dan is Teams wellicht een goede optie. Vergis je echter niet in het implementatie- en adoptietraject. Omdat organisaties op dit moment al genoeg aan hun hoofd hebben en ik het niet aanraadt Microsoft Teams ad-hoc te implementeren heb ik deze handleiding gemaakt.
Deze handleiding laat zien hoe je Slack installeert, deelnemers uitnodigt en zogenaamde kanalen aanmaakt waarin je kunt chatten, bestanden kunt sturen en/of kunt (video)bellen. De gratis versie van Slack biedt de volgende mogelijkheden:
- Max. 10.000 doorzoekbare berichten;
- Max. 10 Apps en integraties met andere applicaties;
- Uitsluitend 1-op-1 videocalls.
Bezoek de site van Slack, via deze link kom je direct op de pagina waarop je een nieuwe Slack werkruimte kunt aanmaken. Vul een geldig mailadres in, hier wordt een bevestigingsmail naartoe gestuurd:
Nadat je op de link in de bevestigingsmail hebt geklikt wordt je doorverwezen naar de Slack site en dien je een goede naam op te geven voor je ‘ruimte’. Dit kan bijvoorbeeld de naam van je organisatie zijn of het doel waarvoor je de ruimte opzet, dus familie of dorpsbelangen:
De ruimte in Slack bestaat uit zogenaamde kanalen, kanalen zijn onderwerpen waarover gesproken wordt. Dit kan dus van alles zijn, om de ruimte op te zetten dien je een eerste kanaalnaam op te geven. Algemeen zie je vaak binnen organisaties terug, dus dat is een optie om hier in te vullen:
Als laatste stap heb je de mogelijkheid mensen uit te nodigen waar je mee wilt samenwerken, dit kan op diverse manieren. Je kunt op deze pagina alle mailadressen invoeren maar je kunt er ook voor kiezen een link te kopiëren en deze in een e-mail te plakken die je naar meerdere mensen binnen je organisatie stuurt (bijvoorbeeld via Outlook). Via deze link komen de mensen dan ook uit bij de goede ruimte. Wil je eerst in alle rust alleen rondkijken dan kun je ook ‘Skip for now’ aanklikken. Later heb je alsnog de gelegenheid een link/uitnodiging naar mensen te sturen:
Dat is alles wat je hoeft te doen, je digitale werkruimte is aangemaakt en klaar voor gebruik:
Het eerste scherm biedt wederom de mogelijkheid extra teamleden uit te nodigen, ook nu kan dit later alsnog, en heb je de mogelijkheid een welkomstbericht in te stellen. Dit is een bericht wat iemand krijgt als zij voor het eerst de digitale ruimte binnenkomen:
Eventueel kun je een eerste bericht plaatsen, mocht je iedereen al hebben uitgenodigd. Nadat je dit eventueel ook hebt ingevuld is de werkruimte gereed en kun je direct beginnen met communiceren:
Slack kan in het eerste opzicht erg overweldigend zijn. Er zijn erg veel mogelijkheden en instellingen. Hierbij enkele tips, deze tips gelden tevens voor de implementatie van Teams mocht daar de voorkeur naar uit gaan:
- Ik raad aan iemand in je organisatie aan te wijzen die affiniteit heeft met IT en deze persoon te vragen de ruimte op te zetten en in te richten;
- Er kan heel veel maar dat hoeft niet, begin basic en breidt dat desgewenst uit. Zo kun je bijvoorbeeld starten met chat, bellen en videobellen;
- Maak niet teveel kanalen aan en deel deze logisch in, ook hier geldt begin simpel en laagdrempelig;
- Nodig nadat de ruimte is ingericht eerst max. 10 ’test’ personen uit die hiervan op de hoogte zijn. Kies hierbij voor een combinatie van mensen met- en zonder digitale ‘handigheid’;
- Stel ‘huisregels’ op en maak deze bekend. Dit kan via Slack maar kun je bijvoorbeeld ook meesturen in de uitnodigingsmail (waarin de link naar de Slack ruimte staat);
- E-mail is erg makkelijk en daarom ook ‘hardnekkig’. Streef ernaar uitsluitend Slack te gaan gebruiken voor communicatie en geen e-mail daarnaast. Dit zorgt voor namelijk voor verwarring en werkt averechts;
- Slack is zo efficiënt omdat je meerdere vormen van communicatie naast elkaar hebt. Zo kun je vragen gelijk aan een groter publiek stellen maar kun je ook 1-op-1 met elkaar in gesprek gaan. Kom je er via tekst niet uit dan zet je het gesprek om naar audio of video, dit zijn slecht enkele voordelen. Communiceer goed en duidelijk over deze voordelen van digitaal samenwerken. Wanneer mensen de achterliggende gedachten snappen en de voordelen lezen/horen/ervaren zullen ze er sneller en enthousiaster mee aan het werk gaan.